La planificación de un evento puede ser un proceso estresante y, a menudo, puede hacer que los organizadores del evento se sientan abrumados.
Nuestros 5 consejos para la gestión exitosa de eventos lo ayudarán a dominar el arte de planificar un evento memorable y efectivo.
1. Comience temprano
Comience a planificar lo antes posible. Si su evento es grande, debe comenzar a planificarlo con cuatro a seis meses de anticipación. Los eventos más pequeños necesitan al menos un mes para planificar. Para mantener la ejecución final del evento fluyendo sin problemas, intente asegurarse de que todos los contratos de proveedores se completen unas semanas antes del evento.
2. Permanecer flexible
En el transcurso de la planificación del evento, las cosas van a cambiar. Ya sea que se trate de horarios de eventos, ubicaciones o incluso el tipo de evento que está organizando, debe asegurarse de que sea flexible y pueda satisfacer las demandas cambiantes.
3. Negociar
A pesar de lo que muchos vendedores le dirán, todo es negociable. Recuerde que con cada evento habrá costos imprevistos, así que trate de negociar un precio lo más bajo posible. Determine su presupuesto antes de reunirse con un proveedor y ofrezca pagar un 5-10% más bajo que esta cifra. Su proveedor puede pelear, pero finalmente quieren ganar su negocio.
4. Asignar responsabilidades
Divida los diversos elementos del evento en secciones (por ejemplo, registro, restauración, transporte) y asigne una sección a cada miembro de su equipo. Como son los únicos responsables de su propia sección, estarán mucho más al tanto de pequeños cambios en los detalles.
5. Crear un documento compartido
Con la nube vienen muchos beneficios, y colaborar con su equipo no podría ser más fácil. Para mantener a todos en la misma página, cree un manual o documento central que detalle todo lo que tiene que ver con el evento, incluidos los contratos con los proveedores, la información de los asistentes y el plano de planta. Con un documento compartido, todos pueden consultarlo si no están seguros, y todo su equipo puede detectar si algo está fuera de lugar.
