Un evento empresarial es un acontecimiento relevante que se encuentra programado y que implica un cuidadoso trabajo de planificación en lo que respecta a definición de objetivos, cuantificación de recursos, diseño de estándares de calidad y calendarización. En el posteo de hoy analizaremos las diferentes fases que ocurren desde que se piensa un evento empresarial hasta que se desarrolla.
Fase Pre-evento. La fase de pre-evento comprende el tiempo que transcurre antes del evento. El primer desafío de esta fase se focaliza en establecer los objetivos del evento. Los objetivos deben ser viables de medición, ya que es la única manera en la cual se puede medir consecución de los mismos. El segundo paso durante la fase de pre-evento es establecer el lugar del evento, siempre teniendo en cuenta la magnitud del evento.
Durante toda la fase de pre-evento, además de lo referido, es también necesario desarrollar un plan de comunicación efectivo que potencie los objetivos fijados y que llegue a los asistentes de manera oportuna para garantizar su asistencia.
Fase Evento. En esta fase se ejecuta todo lo anteriormente planificado. Durante esta fase hay que monitorear el desarrollo de las tareas y estar alerta ante cualquier contingencia para activar los famosos “Plan B” ante cualquier cambio o modificación dentro del desarrollo del evento.
Fase Post-evento. Por último, en la fase de post-evento es necesario desarrollar una evaluación de resultados teniendo en cuenta la consecución de objetivos y lecciones aprendidas que potencien la planificación de futuros eventos.
Los eventos empresariales requieren horas de trabajo y planificación. Para llevar a cabo adecuadamente un evento se sugiere tener estas fases en consideración. De esta manera se podrá coordinar las tácticas necesarias para la planeación, ejecución, control y seguimiento del mismo.
