Hay un orden de operaciones para la planificación de eventos, por lo que mirar más allá de lo básico puede costarle tiempo y dinero.
El marketing es el primero que viene a la mente de todos, pero el transporte hacia y desde el evento, así como las contingencias de emergencia, lo convierten en un proceso intensivo, pero gratificante. Pero antes de comenzar a elegir un lugar o contratar a un orador, debe conocer los parámetros básicos de su evento.
Planifica la fecha del evento
Todo gira en torno a la fecha de su evento especial. Lo ideal es tener tres fechas potenciales en mente para poder comparar la disponibilidad y los precios en todos los ámbitos. Intente incluir diferentes días de la semana para obtener la máxima flexibilidad. Preguntar a los promotores o gerentes de alquiler de eventos si ofrecen descuentos para ciertos días o semanas del año a menudo puede conducir a mayores ahorros.
Periodo de tiempo
Incluso una diferencia de una hora puede tener un impacto en su planificación, por lo que debe ser específico acerca de los plazos previstos. Por ejemplo, comenzar a las 10 am en lugar de las 8 am significa que es posible que no necesite asignar un presupuesto para el desayuno. Las pernoctaciones pueden afectar los pagos, y aunque viajar puede parecer una idea romántica, a veces la logística simplemente no existe.
Números de asistencia
Es un detalle que a menudo se estima de manera demasiado amplia para negociaciones productivas. Sea realista con sus proyecciones de asistencia. Discuta de antemano a quién invitará y reúna sus proyecciones en una hoja de cálculo. La asistencia y el presupuesto están directamente correlacionados, no son aproximados.
Sesiones de trabajo
Es posible que solo necesite una sala de banquetes si está organizando una cena, pero una conferencia a gran escala probablemente requerirá salas de descanso adicionales y espacio de exhibición. Una vez más, no podrá medir los costos hasta que defina cuánto espacio necesita. Para las conferencias, el mejor enfoque es planificar un itinerario simulado en su primera reunión. Compartir ideas y unirlas en papel lo ayudará a guiarlo a través de las próximas decisiones de planificación.
Presupuesto vs. Costos
Puede parecer poco práctico trabajar con un presupuesto antes de conocer el lugar y los costos de catering, pero trabajar de esta manera le proporciona un punto de referencia para medir todas las propuestas de los proveedores. Comience con sus fuentes de ingresos. ¿Cuánto debería cobrar por asistencia? ¿Llamarás a patrocinadores para ayudar a compensar los costos? ¿Qué pagarán los expositores por participar? Los ingresos finalmente determinarán su presupuesto, por lo que solo tiene sentido protegerlos primero.
Evento de mercadeo
Una vez que haya identificado sus fuentes de ingresos, el siguiente paso es describir su plan de marketing. ¿Cuál es la mejor manera de llegar y comprometer a sus generadores de ingresos? Quizás tenga una lista de posibles asistentes como empleador o asociación de membresía. Eso obviamente sería útil, pero ¿qué pasa con los patrocinadores y expositores? Si planea atraer a más de 20 expositores, entonces debe poder comunicarse con ellos. Las campañas de marketing dirigidas cuestan dinero, y eso reduce sus ingresos.
Transporte y Hospedaje
La realización de una conferencia local generalmente elimina cualquier preocupación sobre el transporte. Sin embargo, aún debe abordar el alojamiento para oradores, expositores e invitados especiales. Algunos hoteles ofrecen descuentos en el espacio para reuniones si reserva suficientes noches de habitación. La única forma de capitalizar esto es conociendo sus necesidades de alojamiento por adelantado. Revise sus datos de asistencia y proyecte cuántos invitados son de fuera de su área.
