¿Cuál es la estructura básica de un evento exitoso? ¿Qué debes considerar antes de ejecutar un evento para evitar errores? En este artículo, lo guiaremos a través de los pasos básicos del proceso de planificación del evento.
El éxito requiere algo más que la ejecución. Los planificadores de eventos están extremadamente preparados para enfrentar todos los desafíos que inevitablemente surgirán durante el proceso de planificación del evento. Es muy fácil saltar a las tácticas y olvidar que sin una estrategia, las cosas inevitablemente irán mal. Los siguientes 10 elementos no son de ninguna manera exhaustivos, pero pueden darle una idea clara de los elementos muy básicos que debe tener en cuenta para un evento exitoso.
10. Establecer objetivos claros. Para comprender si realizó los movimientos correctos, debe tener objetivos INTELIGENTES. Durante el evento sabrá lo que es importante, después del evento podrá medir su efectividad.
9. Elige el equipo correcto. Dos personas que contribuyen y escuchan a otros generalmente son suficientes para una conferencia de 600 delegados. Busca a estas dos personas.
8. Haga su comercialización. Las 4p son una especie de viejo concepto … seguro. Pero, ¿estás al menos consciente de cuáles son las 4p de tus evento?
7. Piensa adelante. Si es un administrador de eventos y no tiene esta capacidad, comience a comprender los beneficios de la planificación.
6. Haga su orientación. ¿Por qué los estudiantes aburridos son el 70% de su conferencia sobre envejecer? Entiende quién es tu audiencia principal, descríbelos y habla con ellos.
5. Promover bien. Todo está establecido. Mesas, sillas, micrófonos, ¿pero solo son usted y los paramédicos en una sala con capacidad para 500 personas? Eso podría suceder si no informa y persuade a su público objetivo de que su evento es relevante para ellos.
4. Entienda a sus partes interesadas. ¿Quién va a beneficiarse de su evento? ¿Quién va a juzgar tus elecciones? ¿Quién se va a molestar si no limpia lo que ha usado?
3. Dar prioridad a sus partes interesadas. ¿Quién de los anteriores va a tener más influencia en mis objetivos?
2. Monitorear la satisfacción. El servicio es intangible, intangible no debe significar que no es medible. Encuentra nuevas formas de medir la satisfacción. La satisfacción significa retención, la retención puede convertirse en una tarjeta de presentación masiva para su próximo empleador.
1. Sepa lo que está pasando. ¿Está al tanto de lo que ocurre en el área de recepción de su reunión mientras las personas abandonan la sala de conferencias principal? ¿Está listo el buffet? ¿Los mayordomos son capaces de conducir a la multitud? ¿Saben dónde moverlos? Hágase preguntas y encuentre las respuestas rápidamente.
