El aire libre puede crear oportunidades únicas y los grandes parques o instalaciones para conferencias a menudo brindan espacio para parrillas y deportes organizados.
Lo mejor de todo, el buen clima da energía a las personas. Los eventos al aire libre presentan un nuevo conjunto de desafíos, complicaciones y preocupaciones logísticas.
Estos son algunos factores importantes que deberá tener en cuenta al organizar un evento al aire libre:
1. Asegúrese de que su evento funcionará en un entorno al aire libre
No todos los eventos funcionarán al aire libre. Si está organizando una conferencia de tecnología o ingeniería, por ejemplo, probablemente sea mejor reservar un centro de convenciones. Antes de comprometerse a ejecutar un evento afuera, considere la función principal y los objetivos principales de su evento. Si incluso uno o dos de sus objetivos no se pueden lograr, no salga.
2. Asegúrese de que haya un lugar adecuado (y obtenga los permisos adecuados)
Una vez que esté seguro de que su evento se puede llevar a cabo en el exterior, a continuación, querrá localizar un lugar adecuado. Debe haber muchos parques y salas de conciertos al aire libre en su ciudad que pueda utilizar. Exactamente como lo haría con una instalación interior, trabaje con la administración del sitio y comprenda la capacidad, las comodidades y las actividades que cada instalación exterior puede manejar adecuadamente.
Una vez que haya elegido su lugar, se dispuso a adquirir los permisos adecuados. No hacerlo es una forma segura de cerrar su evento.
3. Preste atención al clima y tenga un plan de respaldo
Dado que su evento se está ejecutando en el exterior, es absolutamente crítico que planifique las inclemencias del tiempo y monitoree los informes meteorológicos a medida que se acerca el día del evento.
Determine con anticipación su estrategia de “día de lluvia”: puede mover fácilmente su evento al interior, los pabellones portátiles proporcionarán cobertura suficiente, si tendrá carpas preparadas para lluvia o sol, pospondrá o cancelará su evento. Las respuestas a estas preguntas informarán muchas otras decisiones de planificación.
Conozca sus responsabilidades de costos, opciones de seguro y detalles del contrato en caso de que las inclemencias del tiempo conduzcan a la cancelación o daños; esto se relaciona con el alquiler de equipos y locales, servicios de catering, seguridad, etc.
4. No olvides tu equipo
El hecho de que esté ejecutando cosas al aire libre no significa necesariamente que no necesitará equipo. Ejecutar cosas al aire libre lo hace un poco más complicado, pero es probable que aún necesite iluminación, sistemas de sonido, otros dispositivos electrónicos y tal vez incluso acceso a Wi-Fi. Su lugar puede tener un generador portátil o puede invertir en uno.
Sugerencia: los cables de extensión, la cinta de pato y los cables de sincronización son los mejores amigos de los planificadores de eventos al aire libre; tenga en cuenta los caminos al tender los cables y preste atención a las centrales eléctricas.
5. Mantenga a sus invitados cómodos
A veces, puede organizar un evento al aire libre en una instalación diseñada específicamente para tal ocasión. Si es así, ¡genial! ¡Se ocupa una de las partes más difíciles de su trabajo! De lo contrario, bueno … tienes un poco de trabajo por delante.
